Általában a sikeres vállalkozás tulajdonosai, vezetői nagyon elfoglalt emberek. Sok teendőjüket csak úgy tudják elvégezni, ha hatékonyan osztják be az idejüket és energiájukat. Mindemellett melyik sikeres üzletember ne akarna több profitot?

Akkor nézzük meg, hogy hogyan tehetünk szert több profitra:

1. Növeljük a bevételeket! Ennek három módja van:
   1. Növeljünk az ügyfeleink számát - volumen
   2. Növeljük a vásárlási frekvenciát - volumen
   3. Növeljük a vásárlások értékét – érték
2. Csökkentjük a költségeket!

A költségek csökkentésének egyetlen olyan módszere van, amely hosszútávon biztosítja a pozitív hatását és emellett növeli a vállalat értékét, ez a pedig nem más, mint a hatékonyságnövelés.

Vizsgáljuk meg, hogy mi történik, ha növeljük a hatékonyságot, akkor

• azonos idő alatt több munkát lehet elvégezni;
• kevesebb erőforrás kell az eredeti munkamennyiség elvégzéséhez;
• kevesebb idő kell az eredeti munkamennyiség elvégzéséhez.

A felszabaduló erőforrással, emberi munkaidővel pedig képesek lehetünk több ügyfelet kiszolgálni (nagyobb volumen) vagy jobban odafigyelve, bonyolultabb termékek értékesítésével növelni az általunk szállított értéket. A nagyobb értékért több ellenszolgáltatást kérhetünk, tehát magasabb áron értékesíthetünk (nagyobb érték).

Ha jól meggondoljuk, akkor a vállalat minden életszakaszában a hatékonyságra kell koncentrálni, mert ez biztosítja a fejlődést és a nagyobb profitot.

Hatékonyságot úgy lehet növelni, ha rendszereket építünk a céges folyamataink támogatására. Ha van már rendszerünk, akkor mérni lehet a teljesítményt, azt ki lehet elemezni és akció tervet lehet készíteni a folyamat javítására. Így lehet elkerülni azt a rossz szituációt, amikor baj van a cégnél és azt se tudjuk, hogy hova nyúljunk.

Az üzleti folyamatok rendszerbe foglalásának sikere nagyban függ a tulajdonosok és a vezetőség elkötelezettségétől. Nagyon fontos, hogy teljes támogatást élvezzenek az ilyen jellegű fejlesztések. Nagyon pontos elvárásokat kell megfogalmazni, hogy mindenki tudja mi a cél. Minden esetben oktatni kell a munkatársakat a rendszerek használatára és folyamatosan erőfeszítéseket kell tenni, hogy a meglévő rendszereket tovább tudjuk fejleszteni. Nézzük meg, hogy mi a három alapvető módszer, ami segít nekünk a hatékonyabb rendszerek fejlesztésekor:

1. Részletes folyamatleírás

Minden üzleti folyamat elindul valahol és befejeződik valahogy. Mindeközben több kisebb nagyobb feladatok végre kell hajtanunk. Legyen részletes leírásunk minden egyes lépésről. Írjuk le, hogy pontosan mit kell csinálni, milyen adatok és dokumentumok szükségesek, hogy elvégezzük az adott lépést. A leírás lehet részeletes szöveges formátumban vagy folyamatábrán szemléltetve, attól függően, hogy melyik a hatásosabb és hatékonyabb az oktatásban és a mindennapi használatban. Legyen egy gazdája a folyamatnak, ő lesz a felelős a leírás pontosságáért, ő lesz az, aki időnként felülvizsgálja. Emellett a felelősnek kell biztosítani, hogy a leírás elérhető és érthető legyen mindenki számára.

2. Teszteljük a folyamatokat
   
   

Minden elkészült leírást, folyamatot tesztelni kell. Meg kell bizonyosodni arról, hogy az a kívánt eredményt hozza. Minél több körülményt vizsgáljunk meg, hogy azok milyen hatással lehetnek a hatékonyságra. Egyik alapvető követelmény, hogy a tulajdonos vagy a kidolgozó felügyelete nélkül is pontosan és jól kell működnie a folyamatnak. Ezt nagyon fontos kihangsúlyozni. Az a cél, hogy a munkatársak a leírások és rendszerek használatával önállóan tudjanak dolgozni. Minden implementációnak egy bizonyos idő alatt el kell készülnie és utána a teszt következik. A tesztelők visszajelzései alapján lehet döntést hozni, hogy elég jó-e a folyamat, hogy élesbe lehessen állítani vagy még egy kicsit javítani kell rajta. Mindig kérjük ki a véleményét az összes értintett személynek, legyen az alkalmazott, beszállító vagy ügyfél. Nem baj, ha elsőre nem sikerül mindent pontosan szabályozni, ezért vannak a tesztek. Egyre jobb és jobb folyamatot készítünk, amely legjobban szolgálja a vállalat érdekeit. Sőt minden folyamatnak egy életciklust is definiálni kell, tehát időnként újra és újra meg kell vizsgálni, hogy még aktuális-e. A cégünk, a feladatok, a környezetünk folyamatosan változik. Ezeknek a változásoknak megfelelően a folyamatoknak is tovább kell fejlődniük.

3. Oktassuk a résztvevőket

Minden alkalmazottat megfelelően oktatni kell az új folyamatok használatára. El kell érnünk, hogy a meglévő folyamatokat az alkalmazottak üzemeltessék és maguknak érezzék. A sikeres és hatékony vállalkozás az jól kidolgozott folyamatokból áll, amelynek lépéseit hozzáértő, jó munkaerő hajtja végre. A stratégiának, a kommunikációnak és az elvárásoknak szinkronban kell lenniük, hogy hatékony és sikeres munkát tudjon végezni a cégünkben mindenki. Ha látják az alkalmazottjaink, hogy a céljuk közös, azonos a cég céljaival és minden rendszer támogatja őket ennek az elérésében, akkor mindenki egy irányba fog húzni és nem lesznek ellenzők, valamint hátráltató tényezők. Általában az emberek ellenzik a változást, ezért minden új rendszer bevezetésére időt kell hagyni. Legyen jó folyamatunk a rendszerek bevezetésére, ennek pedig legyen fontos elem az oktatás és a tapasztalatcsere.

Minden rendszer, minden hatékonyabb folyamat bevétellé és profittá konvertálható. Természetesen számos szoftver és egyéb eszköz áll a rendelkezésünkre segítve céljaink elérését. A tulajdonosoknak, a vezetőknek nincs ideje arra, hogy mindet kipróbálják vagy sokáig válogassanak. Erre szakosodott tanácsadók segítségével időt takaríthatunk meg és hamarabb tudjuk a cégünk hatékonyságát növelni. Ha segítséget veszünk igénybe, akkor hamarabb jelentkezhet a pozitív hatás, a profit növekedés. Ne akarjunk mindent magunk csinálni, delegáljuk a munkát a megfelelő tanácsadóknak és használjuk ki tapasztalatukat és szakértelmüket.

Konzultáció: www.nexsis.hu