Kezdetben tételezzük fel, hogy a vállalkozásunkban mindenki számára világos, hogy az egyes munkakörben dolgozó munkatársunknak mi a feladata, mit kell, hogy elérjen. Az is elfogadott tény, hogy nincs két egyforma ember, nincs két egyforma gondolkodás. De akkor valójában hányféle módja lehet, hogy elérjük azt a célt, ami ki van számunkra jelölve. Rengeteg, mert mindenki másképpen oldana meg egy adott munkahelyi feladatot. Gondoljunk csak bele, hogy számos módon lehet köszönni, felvenni a telefont, öltözködni, megpakolni egy teherautót, elhelyezni a polcokon az árut, stb.

Jó folyamatok és jó alkalmazottak

Több tanulmány is bemutatta, hogy a vállalkozások igen nagy százaléka nem éri el azt a célt, amit a tulajdonosok az induláskor kitűztek. Még abban a jó helyzetben sem, amikor a vállalkozás túléli a kezdeti nehézségeket. Általában az induló vállalkozások kilencven százaléka nem éri meg a 3. évet. De a már működő cégek nagy része sem tud tovább nőni, mert túlságosan függ a tulajdonosoktól és a néhány alap emberétől.

Ezeknél a cégnél nagyon általános probléma, hogy nem tudnak egy bizonyos alkalmazotti létszám fölé nőni. Például 50 főnél nem lesz nagyobb a cég, mert a tulajdonos mindenkit szeretne ismerni és irányítani. Emiatt nem is tudnak egy bizonyos árbevétel fölé sem nőni és a hatékonyságra sem koncentrálnak. Pedig éppen ez lenne az egyik kulcs, hogy sikeresek legyenek. Ki kell alakítani szabványokat, folyamatokat, delegálási szabályokat, hogy jobban és hatékonyabban működjön a vállalkozás.

Cégünkön belül rendszereket építeni nem egyszerű feladat, sok energiát és erőfeszítést igényel. Sokszor úgy érezzük, hogy nem ez a feladatunk, mert a napi munka mellett kell ezeket az extra feladatokat elvégezünk. Ez egy nagyszerű jel, hogy még jobban fókuszáljunk a rendszerekre. Hiszen a vállalkozás az jól működő rendszerek összessége. Tehát, ha vállalkozást akarunk építeni, akkor rendszereket kell definiálnunk és megvalósítanunk. Ha a minden napi, operatív munkát végezzük, akkor a vállalkozásunkban dolgozunk, egy alkalmazott vagyunk a sok közül. Nekünk vállalkozóknak a vállalkozáson kell dolgozni. Leírni a folyamatokat, létrehozni őket, hogy mindenki tudja hogyan kell elvégezni a feladatokat. Lássák át, hogy mi a fontossági sorrend, hogy mire kell koncentrálni és mi a végső cél, ami el kell érni.

Azok a tulajdonosok, akiknek már ez a személet irányítja a mindennapi gondolkodását, el is kezdik a rendszerezést, mégis kudarcot vallva visszatérnek a régi, rossz munkamódszerhez. Miért is van ez? Mert nincs megfelelő tervük és tapasztalatuk. Tehát kell egy terv, hogy hol is kezdjük és hogyan haladjunk folyamatosan előre. Vegyünk igénybe tanácsadói segítséget és gyorsabban sikerre vihetjük a cégünket.

Üzleti rendszereket a vállalat működési szempontjából négy nagy csoportra lehet osztani:

1. Üzletszerzés
   (értékesítés, marketing, kapcsolattartás)
2. Vállalatvezetés
   (stratégia, gondolkodásmód, misszió, vízió)
3. Termelés, szolgáltatás
   (operáció, beszerzés, kommunikáció, minőségbiztosítás)
4. Üzemeltetés
   (adminisztráció, pénzügy, HR, IT)

Nézzük meg az alapvető hét területet, ahol nagyon nagy eredményeket lehet elérni a rendszerek bevezetésével:

1. Adminisztráció

Miért érdemes az adminisztrációval kezdeni a rendszerek építését? Mert általában ezek a folyamatok minden vállalatnál hasonló alapokra épülnek, ezért könnyebb más által már kipróbált megoldást adaptálni a saját igényeinek megfelelően. Általában költséghelyként gondolunk az adminisztrációra, mint szükséges rossz. Tehát csak jó lehet, ha olcsóbban és gyorsabban végzik el a feladatot az alkalmazottak. Emellett a mindennapi céges működésre azonnali hatásuk nincsen, tehát a kockázat kicsi, ha módosítjuk őket. Így van lehetőség és idő is arra, hogy a cég beletanuljon, hogy milyen feladatok várhatóak egy ilyen folyamat során. Meg lehet ismer és el lehet sajátítani a szükséges gondolkodásmódot. Néha előfordul ellenállás is a munkatársak részéről. Sokan nem szeretik a változást, talán attól is félnek, hogy megszűnik a feladatuk, vagy nem fogják tudni végrehajtani az új feladatokat. Ebben a szakaszban meg lehet mutatni a változások jó hatásait és meg lehet szervezni az oktatást és ismeretterjesztést. Ez oldja a feszültséget és az ellenállást. El lehet kezdeni a recepciós feladatainak rendszerezésével és meg lehet mérni, hogy mennyivel gyorsabban lehet betanítani egy új kollégát a feladatokra, ha minden le van írva.

2. Pénzügy, számlázás

Egyik legfontosabb terület, amire érdemes kiemelt figyelmet fordítania a tulajdonosnak vagy cégvezetőnek. Jó tudni, hogy milyen költségszámlák érkeznek, milyen likviditást kell biztosítani az optimális működéshez. Sok esetben előfordul, hogy nem állítanak ki számlát az elvégzett munkáról és így bevételtől esik el a cég. Pontosan kell követni, hogy milyen kintlévőségei vannak a vállalatnak. Lehet, hogy ezt egy külső könyvelő cég végzi, de a velük való kommunikáció szabályzása vagy egy elektronikus iktató rendszer bevezetése sokat lendíthet a nyomon követés minőségén. Arról nem is beszélve, hogy csökkenteni lehet a belső lopások kockázatát vagy egy rosszul meghozott döntés kellemetlen következményeit.

3. Belső és külső kommunikáció

A kommunikáció az egyik legidő- és erőforrásigényesebb folyamat egy vállalat életében, de elengedhetetlen, hogy megfelelő minőségben és sebességgel működjön. Emberek dolgoznak a cégünkben, közöttük pedig az információ cserjét a kommunikáció oldja meg. Nem szabad, hogy az ember határozza meg a kommunikációs csatornát és módot, mert akkor mindenki és mindenhol más és más lesz. A nagyon sok lehetőség (email, levél, telefon, chat program, üzenő fal, ticketing rendszer) rengeteg problémát okozhat. Konzisztens, kötött szabályok garantálják a hatékony kommunikációt, mindenki tudni fogja, hogy hol és hogyan küldjön információt és hol kell keresnie, ha valamire szüksége van

4. Ügyfél kapcsolat

Sok cég nem igazán tesz sok erőforrást az ügyfél kommunikáció egységesítésre. Pedig nagyon fontos, hogy az ügyfél mit hall, lát és érez minden egyes alkalommal, amikor a cégünkkel kapcsolatba kerül. Igazán értékes számára, ha azonos színvonalat kapja és azt, amit már korábban megszokott és elvárt. Standard folyamatok biztosítják, hogy egy új kolléga is pontosan ugyanazt az élményt tudja majd biztosítani az ügyfelek számára, mint egy tapasztaltabb.

5. Személyzeti feladatok

Ahogy a cégünk él, növekszik biztos, hogy új embereket kell majd felvennünk. Pontosan megfogalmazott elvárások segítik a kiválasztást és sokkal hatékonyabbak lehetünk, ha tudjuk kit és mire keresünk. Ezt csak úgy lehet megtenni, ha van munkafolyamat leírásunk. Emellett a betanításra és a kiléptetésre is részletes, pontos folyamatokat kell építeni, hogy ne érje kár, veszteség a céget az átmeneti időszak alatt.

6. Értékesítés, marketing

Hiába állnak rendelkezésre nagyon könnyen elérhető digitális csatornák az értékesítés és marketing támogatására, az adatok azt mutatják, hogy egyre drágább új ügyfelet szerezni. Nem egyszerű a közösségi média alap zajából kitörni és a megfelelő célközönséghez eljutni. Itt az egyik legfontosabb a hatékonyság és a mérhetőség. Minden egyes automatizált, delegált feladat komoly nyereség lehet a cégnek, akár időben akár pénzben.

7. Operáció, üzemeltetés

Az operáció az egyik alapvető eleme a vállalkozásunknak, hogy előállítsuk a termékünket vagy a szolgáltatásainkat eljuttassunk ügyfeleinkhez. Lényegében ezzel adjuk át az megtermelt értéket és ezért kapjuk cserébe a pénzt. Minden, amit itt történik, az hatással van a bevételünkre és az ügyfél elégedettségére. Pontosan meg kell határozni, hogy hogyan végezzék a feladatukat a munkatársak, hogy tényleg az legyen a munka eredménye, mint amit elvárunk.

Konzultáció: Nexsis Mobile

Az itt leírtak nem minősülnek tanácsadásnak. Ismeretteresztő jelleggel közöltük.

Az itt leírtak egy bizonyos véleményt tükröznek. Nem jelentenek megoldást minden problémára. Mindig kérd ki mások véleményét is.